株式会社メイテック グループウェアの欠点を補い、TeamPageでコミュニケーション・コラボレーションの質を向上！＜後編＞

前編では、メイテック様での TeamPage 導入の経緯、実際の利用と効果についてご紹介しました。後編は今後の展開についてお話を伺いました。

６．段階的に進める

日高：現在の部内利用から横展開していきたいですね。部署ごとにおそらく使える要素が違ってくると思うので、そのようなノウハウ的なものを蓄積していき、それからエンジニアとのネットワークへつなげられるように。年内には始動したいですね。

—— 今ポータルは SharePoint でされているのですよね？

日高：SharePoint は間接職だけです。エンジニアに対しては今は単純な Web サービスで、いろんなシステムのゲートを一箇所にまとめているサービスがあるにすぎない。そういう意味ではインフラから何から新規に全部やりなおさなければならないのです。

山下：多分いろんなことがすぐにできるので、その機能を理解していくととても楽しいツールだと思います。逆にいろいろなことができすぎて、何をどうしていいのかわからない、ともとれます。ですので、ユーザーには最初からあまり詰め込みすぎないようにしています。いかにシンプルに伝えていくかが課題でしょうか。

日高：それはちょっとあるかもしれませんね。初めは、あれもこれもとせずに限定的に使い、初級編、中級編、上級編と段階的に、マニュアルだけでなく実機を触りながら、というのがいいかも。IT ツールを使いこなすことが得意ではない社員もいますので、そのあたりは気をつかいながら進めています。

７．ユーザー増加について

—— 御社ではユーザー数 150 名ではじまり、今年は 200 名にしていただけました。その増加の背景は何でしょう？

福嵜：以前社内から「TeamPageで問い合わせの管理ができないか？」と質問が寄せられました。今まで全国の部署（エンジニアリングセンター）から問い合わせがきた場合、それを複数部署で回し結論を出しており、一箇所で解決するということがありませんでした。そこで、これらの問い合わせを一箇所でまとめ、それからFAQへつなげられたら業務効率があがると思ったのです。その取り組みにつなげられるよう、本社にいるメンバーは全員アカウントをもとうということになりました。

８．SharePoint と TeamPageの連携（比較・共存）

—— さきほど SharePoint の話がでましたが、今後 TeamPage とどのように使い分けをしていくか、についてお聞かせください。

福嵜：実は、サイボウズのガルーンも使っているのですが、いろいろカスタマイズをしていて、バージョンアップの際にはまたそのカスタマイズを自分達でやらなければなりません。ガルーンはもう古いので早くやめたいのですが、移行するにしても SharePoint だけでは物足りない部分があります。SharePoint はやはり「生きている情報」というか「動いている情報」を扱うにはあまり向いていないのかな、と思っています。カスタマイズすれば何とかなるのかもしれませんが、できればいじりたくない。なので、TeamPage を併用して使えればいいなと思ったわけです。

日高：SharePoint と TeamPage の比較検討をしていたら、いつのまにかアンチ SharePoint 派が TeamPage に力が入るようになってしまったのですよ（笑）　SharePoint はやはりコラボレーションツールにはなり得ないですね。どちらかというと「静的」なイメージかと思います。

福嵜：SharePoint は、分類や見せ方が決まっている文書に関しては強い製品だと思っています。例えば規程集とかマニュアルとか、分類が決まっている静的な情報を扱うのには向いているので、それはそれで展開していくつもりです。そういった文書や会社からの通達みたいな、ゆるがない情報については SharePoint、そのときだけの情報とかは TeamPage とか棲み分けをしていきたいと思っています。先ほどの人事部ですが、ケーススタディがたまっていて、それが数年前のものになると、今とルールが違っていて、事例自体が無効になっていたりする。しかしそれらの見直しができておらず同じポータル上にあり、新しいのか古いのかわからない….ということがままあります。なので、こちら（TeamPage）にあるものはあくまで参考情報で自分のノウハウのため、こちら（SharePoint）は判断基準になる完成品、というような棲み分けができたらいいかと思うのです。将来的には、ひとつのキーワードで全部検索でき連携ができればいいなと思っています。

福嵜様

日高：SharePoint はあくまで間接職だけで、エンジニアに拡大することはありません。むしろそこを TeamPage で展開することはできないかと考えています。

—— それでは、ユーザーの声を反映させながら両者をうまく連携させていくということですね。TeamPage を窓口にして SharePoint も検索可能な『TeamPage サーチプラス』もありますので、将来的な展望に含めてもらえればうれしいです。

９．今後の展開

（1）三ヶ年計画「共創21」

—— 間接職と直接職の垣根をとる3ヵ年計画があると伺いました。それについてお聞かせいただけますか。

日高：社内は今「共創21」という中期経営計画に基づいて行動しています。社員全員が同じ土台にのってメイテックという会社の次世代の環境を作っていこうというものです。今年は TeamPage のユーザーアカウントも 200 名に増やしましたが、まさにそれをめざしているものなのです。

福嵜：この「三ヶ年計画」が始まるまでは、基本的にエンジニア側の IT コミュニケーション環境は、1) エンジニアの中でコミュニケーションがとれる　2) エンジニアが所属している部署（エンジニアリングセンター）とコンタクトがとれる　そして、3) 社内広報を通じて会社とコンタクトがとれる、というものしかありませんでした。
一方、間接職というか本社側の方もこちら側で閉じており、完全にITコミュニケーション環境としては二軸に分かれていました。しかしながら、いろいろ発信されているメッセージをみてみると、完全独立で分断されている環境も見直さなくていけないと考え始めたのです。ついては、あらかじめ私たちで使いこなしておき、こういう使い方ができる、と話せるように準備しておきたい。

—— エンジニアの方々が使いやすいネットワークがあれば理想ですね。とても楽しみなお話です。

（2）人事部での FAQ

山下：今後は、人事業務部での FAQ にも TeamPage を役立てられないかと思っています。人事業務は各拠点から問い合わせを受けたり、依頼を受けたりが多いのですが、それらを TeamPage で窓口をひとつにし、通常のお問い合わせやりとりがそのままナレッジとして登録され、そこから FAQ が作れるというふうに。FAQ を作るためにではなく、日常業務から自然と FAQ ができる、という形にもっていきたいですね。

—— 日常業務からナレッジがたまりそれが FAQ になっていくという手法は TeamPage の代表的なユースケースで、弊社のサポートサイトでも行っています。TeamPage の威力を発揮するところですからぜひお試しください。

10．要望

—— いろいろお話聞かせていただきありがとうございました。それでは最後に、アプライドナレッジへの要望、TeamPage への要望などありましたらお聞かせください。

（1）初心者向けのわかりやすいユースケース紹介

山下：アプライドナレッジさんにはとても丁寧なサポートをしていただき非常に助かっています。ただ、初心者が TeamPage を使いはじめるにあたっての使えるチュートリアル的なものがあるととてもうれしいですね。サポートサイトの FAQ も充実しておりとても有難いのですが、もっと「経理の場合はこう使う」「総務ではこう使う」といった分かりやすいユースケースがあると、私たちがユーザーに説明する際にとても助かります。

福嵜：一般の会社はそんなにプロジェクト型の仕事ばかりではないと思うのです。例えば経理や総務などもあるし、ふつうの日々の仕事の中で業務に沿った使い方ガイドがあると、他の人も業務におきかえてみることができ、イメージしやすくなるのかな、と思ったりします。

—— そういったご要望はよくお客様からいただき心得ているつもりなのですが、気がつくと技術よりになってしまいがちです。わかりやすいユースケースをお伝えできるように今後も努力していきます。

（2）機能の選択

山下：例えばタスクやプロジェクトなど新機能もできていますが、まだそれらを使うまで習熟していません。ですので、当初はその機能を隠し、使わせたいときに表示する、ということができるとうれしい。

日高：見せないというか「選択できる」といいですね。機能はもっておいて、現場から「こんなことできたらいいのだけど…」と言われたときに「できますよ！」と言えたらいい。

—— ダッシュボード画面にあるタブ「ダッシュボード」「近況」「アクティビティ」「Wiki」「タグ」「タスク」「カレンダー」「共有フォルダ」などは隠したり、表示したりできます。例えば、このスペースに「タスク」はいらない、ということであれば隠せます。こちらもぜひお試しください。

（3）素晴らしいサポート

山下：そうは言いながらも、アプライドナレッジさんのサポートはとても素晴らしいと思います。マイクロソフトなどは製品にバグがあっても「仕様です」の一言で済まされてしまうけど（笑）、御社の場合は気軽に質問できて何か問題があればすぐに対応してくれます。そういう意味ではとても助かっています。ありがたいなと思っています。

—— ありがとうございます。そう言っていただけるととても嬉しいです。

山下：3 ヵ年計画をはじめ今後いろいろなことを TeamPage で試していこうと思っています。こういうことやりたいのだけど…と相談したときにお力を貸していただければと思います。

—— ぜひ、ぜひご相談ください！また、初心者向けの資料についてもお手伝いできることがあればいたします。

福嵜：これは TeamPage に限らないのですが、新しいツールを入れるときというのは、どういう風に理解してもらえればいいか、どう展開していくのか、がとても大変ですよね。そういうときに、同じような会社でこういうふうに乗り越えた、解決したとか、こうやったらうまくいった、などの情報をいただけるととても助かります。

—— そうですね、実際のユーザーの声というのが一番お役にたてるのでしょう。今後もなるべく多くの情報を発信していきたいと思います。

本日は長時間にわたり貴重なお話を聞かせていただきありがとうございました。いただいたご要望を真摯にうけとめ今後に生かしていきたいと思います。

（左から）山下様、日高様、福嵜様

• ＜前編＞を読む

2012年5月 取材