問い合わせ対応の効率化と顧客満足度向上を実現

info@やtokyo@などの共通アドレス宛に届く問い合わせメールを複数のスタッフで共有。お互いの対応状況の共通理解を進めながら、対応業務の効率化と顧客満足度の向上を実現します。

対応状況や進捗を共有できる

「未対応」「対応中」「完了」などステータス管理により、対応状況をリアルタイムでチェックできます。

複数のタグを付けて柔軟な仕分けや絞り込みが可能。キーワードによる自動タグ付けに対応しています。

対応モレ・埋没がなくなる

受信した問い合わせは、完了処理を行うまで「未完」に残り続けるので、対応モレを防げます。

また、優先度を設定したり「重要」「至急」などのタグを付けることで、その他の問い合わせの中に埋没することを防げます。

対応履歴が残る・わかる

「前回はお問い合わせはいつ？」「その時どんな話をしたの？」など、よくある調べ物はお手の物。

社内での相談や他部署への依頼など、関連するホウレンソウ情報もひも付けて記録。経験や知識の属人化を防ぎます。

状況の共有と理解

対応状況がわかる

問い合わせの受信から、社内連絡、返信の下書き作成、返信メールの送信まで、一連の流れを「スレッド」として管理。掲示板型なので誰でも簡単に操作できます。

担当者が一目瞭然

問い合わせの一件一件に担当者を割り振ることができます。担当者には通知が配信されるので、担当者になったことを見逃す心配がありません。

一覧画面では特定の担当者を選んで絞り込めるので、自分や部下が担当するタスクをすばやく確認できます。

仕分けと絞り込み

優先度を割り当てたり、色分けしたり、複数のタグを付けたりして、効率的に仕分けができます。

特定の条件での絞り込みも瞬時にできるので、目的の問い合わせをすぐに見つけられます。

問い合わせの一覧画面
カテゴリーや担当者などがわかりやすく表示され、特定の条件で絞り込みできます。

混乱やミスの防止

対応漏れの防止

対応を始めるまで「未対応」に、一連の対応が完了するまで「未完」に残るので、問い合わせを最後まで確実に処理できます。

二重返信の防止

二重に返信を作成しようとすると、別のスタッフが返信作成中である警告メッセージが表示されます。

過去の履歴の参照

お客様の名前、メールアドレス、製品/サービス名、カテゴリーなどを元に、過去の問い合わせ情報を検索できます。

掲示板のスレッドのように親しみやすい画面です。どこにでもコメント、タグ付け、タスク登録、スケジュール登録が可能。

コミュニケーションや他部門連携

コメント＆チャットでコミュニケーション

すべての投稿にコメントができます。コメントできるユーザーやグループは権限設定で制御でき、コメント内容はお客様からは見えないので安心です。

また、必要に応じてチャットにコミュニケーションの場を移すこともできます。

派生する業務が分断されない

進行する業務の中に次のアクションを登録できます。後から話の流れをさかのぼって理解するのも容易です。例えば…

  • サプライヤーの見積もりを取るタスクを登録する。
  • 社内会議が必要なので、会議をスケジュール登録する。

別の部署との連携

部署間の垣根を越えた共同作業が可能です。例えば…

  • お客様から不良品の問い合わせが届いたら、品質管理部や開発部へ調査をお願いする。
  • 大阪のお客様から問い合わせがあったら、関西営業所にフォローアップ依頼する。

お客様に安心感を与える、より高品質な対応を実現します。

ディスカッションやタスク登録
話の流れの中に次のアクションをタスクとして登録できます。新しい話に分岐してもいつでも元へと遡れます。

主な機能のご紹介

ステータス管理
問い合わせメールの対応状況を一覧表示。二重対応や対応モレを防止します。
下書き・承認
お客様への返信を下書きとして保存し、承認を得てから送信するように設定できます。
電話対応
電話での問い合わせからも起票し、対応内容を記録できます。
マルチ メールアドレス
info@ や sales@ など、複数の問い合わせ用メールアドレスを取り扱えます。
二重対応防止
対応中のメールに返信しようとすると、その旨が警告表示され、二重対応を防止します。
タグによる仕分け
複数のタグを付けて柔軟な仕分けや絞り込みが可能です。自動タグ付けもサポート。
ファイル添付
ドラッグ＆ドロップで画像、Word、PDF、Excelなど、さまざまなファイルを添付できます。
テンプレート
雛形として登録された文章を呼び出して利用できます。
通知
問い合わせ新着時、下書き承認時、特定のタグ追加時など、特定の条件で通知を配信します
自動日報メール配信
問い合わせと対応記録は、翌朝※注1日報メールとして関係者に配信されます。
コメント
コメント機能を使ってコミュニケーションができます。
チャット
チャット機能を使ってコミュニケーションができます。
全文検索
件名や本文はもちろん、担当者や優先度などの属性や、添付ファイルの内容も検索できます。
ナレッジ共有
蓄積されたQ&Aをナレッジとして社内外で共有できます。
外部公開
特定のQ&Aを外部（お客様）に公開できます。
ダッシュボード
カスタマイズ可能なまとめページを利用し、カテゴリーや進捗で分類して一覧表示できます。
ブックマーク
よく参照するページやよく検索する条件などを保存し、いつでもすばやく再利用できます。
メール転送
アカウントのないユーザー宛にも対応スレッド全体をメールで転送できます。
多拠点フォロー依頼
本部で受信した問い合わせに関して、支店や営業所へフォローアップの指示や依頼を出せます。
エスカレーション対応
内容に応じて他の部門や経営陣に報告するといったエスカレーションが可能です。
細かな権限設定
ユーザーやグループに対して、閲覧、投稿、編集、コメントなどの権限を設定できます。
国際化
ユーザー毎に画面に表示される言語（ロケール）やタイムゾーンを選択できます。
分析
メール受信数、カテゴリー、担当者の処理数などを表やグラフで分析できます。
エクスポート
受信メールや返信メールなどをPDFやCSV形式でエクスポートできます。
動作環境選択
クラウドとオンプレミス（社内サーバー）のどちらでも運用可能です。
クライアント証明書対応
特定のPCのブラウザーからのみアクセスできるように制限し、セキュリティ性を高めます。
Active Directory 連携
ユーザー アカウントをMicrosoft Active Directoryと連携して管理できます。※注2
画面カスタマイズ
細かな動作や画面デザインなどを基本設定、JavaScript、CSSを使ってカスタマイズできます。
顧客情報管理 (CRM)オプション
マスター登録したお客様情報に対応履歴をひも付け、過去の経緯の検索をより簡単にします。
拡張機能連携オプション
その他、TeamPageの様々なソリューションや拡張機能（プラグイン）と連携できます。
追加カスタマイズオプション
必要に応じて開発・追加カスタマイズが可能です。お気軽にご相談ください。
  • 注1: 日報メール（ダイジェスト）の配信時刻や頻度は、好みに応じて変更できます。
  • 注2: オンプレミスのみ対応。NTLMv2 をご利用の場合は、別途 NTLMv2 対応プラグインのご購入が必要となります。

その他のソリューション

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